Comité des fêtes

Plateforme d'Accompagnement Social

Charte

Préambule

Le Comité des Fêtes est une instance collaborative regroupant les différentes structures de la plateforme accompagnement social. Son objectif est de favoriser la cohésion, de célébrer les moments forts de l'année et de proposer des animations de qualité pour les usagers et/ou les professionnels.

Article 1 : Composition, gouvernance et modalités électives

1. 1. Composition du Bureau

Le Bureau du Comité des Fêtes est constitué des usagers de la plateforme d’accompagnement social. Il peut être accompagné par des professionnels référents pour les soutenir dans leurs missions.

Le Bureau est composé des membres suivants :

• Un(e) Président(e)
• Un(e) Vice-président(e)
• Un(e) Trésorier(ère) : Mme Chabannes Amélie
• Un(e) Secrétaire titulaire et un(e) Secrétaire suppléant(e)
• Un(e) Chargé(e) de communication titulaire et un(e) suppléant(e)
• Deux Responsables matériel et décoration / ambiance
• Un Cadre référent : Mme Tissandier Audrey
• Deux Animateurs DJ
• Un(e) Chargé(e) des transports, soutenu(e) par Mme Tissandier Audrey
• Deux Professionnels référents

1.2 Rôle et responsabilités des membres du Bureau

Chaque membre du Bureau s’engage à exercer son rôle sur la durée de son mandat et à assumer pleinement les responsabilités qui y sont associées.

• Président(e) : représente le Comité des Fêtes et prend les décisions finales en cas de litige.
• Vice-président(e) : assiste le/la Président(e) et le/la remplace en cas d’absence.
• Trésorier(ère) : assure la gestion financière, le suivi des comptes et la transparence budgétaire.
• Secrétaire titulaire et suppléant(e) : assurent la rédaction et la diffusion des comptes rendus de réunion.
• Chargé(e) de communication (titulaire et suppléant) : conçoit les supports de communication (flyers, affiches, supports numériques) et assure la diffusion des événements.
• Responsables matériel et décoration / ambiance : assurent l’achat, la gestion, le stockage et l’entretien du matériel, ainsi que la mise en ambiance des événements.
• Cadre référent : sensibilise et mobilise les équipes éducatives afin de favoriser la participation, l’engagement collectif et le développement d’initiatives innovantes au bénéfice du public accueilli.
• Animateurs DJ : sont responsables de l’animation musicale et de l’ambiance lors des événements organisés.
• Chargé(e) des transports : organise les déplacements, favorise la mutualisation des transports entre établissements et développe une logique de solidarité.
• Professionnels référents : participent à l’accompagnement, au soutien et à l’appui des membres du Bureau et des personnes accompagnées.

1.3 Modalités d’élection et durée des mandats

Le Bureau est élu pour la première fois au cours du premier trimestre 2026, avec une validation officielle des résultats lors de la réunion du Comité du 31 mars 2026.

• Les mandats sont d’une durée de deux ans.

Afin d’assurer un renouvellement progressif et une continuité dans la gouvernance, la moitié des postes fera l’objet d’un mandat exceptionnel d’un an lors de la première élection.

• Les postes de Vice-président(e), Responsables matériel et Chargé(e) des transports seront renouvelés en 2027, puis en 2029.
• Les autres postes seront renouvelés en 2026, puis en 2028, permettant ainsi un renouvellement partiel du Bureau chaque année pour garantir la continuité et l’expérience au sein du Comité.

1.4 Conditions de candidature et de vote

Tous les usagers peuvent se porter candidats à titre individuel pour un poste du bureau. Les candidatures sont préparées avec l’aide des professionnels des structures d’origine. Pour 2026, les dossiers de candidature sont transmis à Mme Tissandier Audrey, qui assure leur diffusion auprès de l’ensemble des établissements en attendant l’élection et la mise en place du bureau.

Le vote est organisé par scrutin électronique. Chaque usager dispose d’une voix.

Un candidat peut se présenter à plusieurs postes. En cas d’élection à plusieurs fonctions, il devra choisir le poste qu’il conserve ; le poste libéré sera attribué au candidat arrivé en deuxième position.

1. 5. Mode de scrutin

Le Bureau est élu à la majorité simple lors de l’Assemblée Générale. Chaque membre votant dispose d’une voix.

Article 2 : Organisation des Réunions

1. 1. Assemblée générale

L’Assemblée générale se tient chaque année en janvier. Elle permet notamment l’élection du Bureau et le suivi des projets du Comité des Fêtes.

2.2 Réunions régulières

Des réunions trimestrielles sont programmées selon un calendrier défini lors de l’Assemblée générale.

Le lieu et les horaires de ces réunions seront communiqués ultérieurement.

Avant chaque événement ou festivité, des réunions spécifiques sont organisées pour répondre aux besoins d’organisation.

2.3 Participation

La présence des membres du Bureau est vivement recommandée.

Les réunions sont ouvertes à tous les membres du Comité, afin de favoriser l’échange et la participation.

2.4 Ordre du jour

L’ordre du jour est préparé par le/la Secrétaire et envoyé 2 semaines avant la réunion à l’ensemble du Bureau.

2.5 Compte-rendu

Chaque réunion fait l’objet d’un compte-rendu écrit.

Le compte-rendu est diffusé à l’ensemble des structures membres par le/la Secrétaire.

Il doit également être affiché dans chaque établissement, sous la responsabilité du Chargé de communication, en lien avec les chefs de service.

Article 3 : Activités et Festivités

3.1 Ouverture des activités

Les activités et événements organisés par le Comité des Fêtes sont ouverts à tous les usagers de la plateforme d’accompagnement social, ainsi qu’aux professionnels de cette même plateforme.

Certaines activités ou événements peuvent être payants.

3.2 Implication des établissements

Chaque établissement membre de la plateforme est automatiquement impliqué dans le Comité des Fêtes.

Pour chaque événement, les établissements jouent un rôle d’organisateur et de participant.

La participation active des établissements est nécessaire pour garantir le bon déroulement et la réussite des événements ainsi que de garantir la pérennité du comité.

3.3 Participation des professionnels

Les professionnels accompagnant les usagers lors des événements doivent être présents tout au long de l’événement afin de veiller à la sécurité et au bien-être des participants.

Pour chaque événement, un planning organisationnel sera établi pour répartir les rôles et postes des professionnels. Chaque professionnel doit s’inscrire à un poste afin d’assurer le bon fonctionnement et la réussite de l’événement.

Article 4 : Valeurs et Engagements

4.1 Valeurs de l’association

L’association agit dans le respect de valeurs humanistes et de principes d’action solidaires, qui renforcent la cohésion et l’engagement de tous les acteurs de la communauté associative.

L’objectif est de favoriser la participation de tous, garantir un environnement sûr et respectueux, et permettre à chaque usager de proposer et de réaliser des initiatives.

4.2 Engagement des membres du Comité des Fêtes

Chaque membre s’engage à respecter les valeurs de l’association, basées sur l’entraide, la convivialité et l’inclusivité.

Il doit participer de manière constructive et positive aux activités et à l’organisation des événements.

Chaque membre du Comité s’engage à :

• Respect : respecter chaque personne, ses idées et ses différences.
• Entraide : soutenir les autres membres et les participants dans toutes les activités.
• Convivialité : maintenir un esprit d’équipe positif et constructif.
• Inclusivité : veiller à ce que toutes les festivités soient accessibles à tous les publics accompagnés, sans discrimination.

Article 5 : Budget et Financement

Les ressources du Comité des Fêtes peuvent provenir de :

• • Subventions des structures membres,
  • Dons de particuliers ou d’organismes,
  • Recettes générées par les différents événements organisés.

La gestion des fonds est transparente. Les comptes peuvent être consultés par tous les membres sur simple demande.

Les ressources servent à financer les activités du Comité des Fêtes, notamment :

• • l’achat de matériel et de consommables,
  • la location de salles ou de matériel,
  • tout autre dépense nécessaire au bon déroulement des événements.

La clôture des comptes a lieu chaque année le 31 décembre. L’état des comptes est présenté et validé lors de chaque Assemblée générale.

Article 6 : Contact

• Le Comité des Fêtes a son siège au :
  4 chemin de Coton, 03700 Bellerive-sur-Allier
• Il est joignable par mail à : 
  comité-des-fetes@asso-sagess.fr (boîte mail à créer)

Note : Cette charte est un document vivant. Elle peut être révisée chaque année lors de l'Assemblée Générale pour s'adapter aux nouveaux besoins.